W każdej firmie są słabe punkty. Mapowanie procesów to idealny sposób, by je znaleźć, a następnie wprowadzić działania, które poprawią efektywność pracy. Co trzeba wiedzieć o mapowaniu procesów, by zrobić to dobrze?
Mapowanie procesów – co to jest?
Mapowanie procesów jest graficznym przedstawieniem działalności firmy. Jego zadaniem jest w jak najprostszy sposób przedstawienie wszystkich działań, które dzieją się w konkretnym procesie. Dzięki temu można zidentyfikować miejsca, gdzie dochodzi do nieefektywnych działań.
Stratą czasu może być niepotrzebne tworzenie dokumentacji, kontrola jakości nie tam, gdzie jest to niezbędne, podwojone operacje czy wreszcie niepotrzebne transportowanie. Mapowanie procesów bardzo szybko pozwoli wychwycić te wszystkie nieefektywne miejsca w firmie.
Jak wygląda mapowanie procesów?
Decydując się na przeprowadzenie mapowania procesów w firmie należy zastanowić się, jaka metoda najbardziej obrazowo pokaże konkretne problemy.
Mapowanie procesów przy pomocy strumienia wartości (VSM) polega na pokazaniu miejsc, w których dochodzi do największych strat czasu. Dzięki temu narzędziu bardzo szybko określimy nieefektywne działania, które wpływają negatywnie na proces dostawy produktu do klienta. Najważniejszym elementem VSM jest dokładne określenie czasu trwania każdej operacji.
Diagram przepływu pokazuje, kto jest odpowiedzialny za poszczególne działania w firmie. Rysujemy go od lewej do prawej nie zapominając w każdej części diagramu wskazać osobę, do której należy odpowiedzialność za określone działania.
Mapowanie procesów za pomocą diagramów polega na blokowym pokazaniu działań. Rysujemy go od góry do dołu. Można wprowadzić również odgałęzienia, gdy jest taka potrzeba.
Nie zależnie od programu, który wybierzemy do mapowania procesów, trzeba pamiętać, że musi on być czytelny dla każdego pracownika w firmie, nie tylko dla specjalisty. Mapowanie procesów ma za zadanie pokazanie najsłabszych punktów firmy. Jest to pierwszy krok, który pozwala na analizę oraz wprowadzenie niezbędnych zmian.
Mapowanie procesów to szansa na znalezienie słabych punktów w firmie. Dokładna analiza, a następnie wprowadzenie kroków naprawczych jest działaniem, które zmierza do poprawy jakości działań. To dzięki mapowaniu firma ma szansę na rozwój i udoskonalanie swoich działań.
