W każdym dziale przedsiębiorstwa każdego dnia ma miejsce od kilku do kilkunastu różnych procesów. Większość z nich jest powiązana z innymi procesami zachodzącymi w innych działach czy obszarach. Ponadto każdemu procesowi towarzyszy stosowna dokumentacja czy procedura.
Po co tworzy się mapowanie procesów?
Mapowanie procesów zachodzących w przedsiębiorstwie (i nie ma tutaj znaczenia jego struktura, rodzaj ani profil działalności) jest obrazem graficznym jego funkcjonowania. To świetne narzędzie dla kadry zarządzającej, które pozwala w sposób szybki usuwać tzw. wąskie gardła, wprowadzać działania korygujące czy zapobiegawcze, a także śledzić na bieżąco wszystkie procesy i mechanizmy i optymalizować je oraz udoskonalać.
Dobrze przygotowana mapa procesów nie jest jedynie sztucznym tworem, który niczemu nie służy. To jeden z najważniejszych dokumentów w firmie, który jako jedyny pozwala spojrzeć na przedsiębiorstwo jako na całość i wychwycić w porę wszystkie nieprawidłowości.
Dlaczego warto przygotować mapowanie procesów?
Mapowanie procesów pozwala przede wszystkim wprowadzić pewien rodzaj standaryzacji. Dotyczy to zwłaszcza procesów produkcyjnych, które mają stały przebieg i niezmienne osoby odpowiedzialne. Wprowadzenie standaryzacji jest niezwykle istotne, gdyż eliminuje od razu działania samowolne czy nieprzemyślane, które często bywają niezwykle szkodliwe dla firmy.
Ponadto mapowanie procesów jest świetnym narzędziem do wdrożenia nowych pracowników. Prezentacja procedur, zależności między działami i zakresów odpowiedzialności sprawia, że łatwej jest zrozumieć specyfikę działalności firmy i prostsze staje się poruszanie się wewnątrz organizacji.
Mapa procesów, a co za tym idzie bieżąca analiza sytuacji i wyciąganie stosownych wniosków pozwalają również na optymalizację kosztów w dłuższej perspektywie. Rozsądny i świadomy przedsiębiorca wie, jak analizować mapę procesów i intuicyjnie wychwytuje nieprawidłowości, co skutkuje szybkim wprowadzaniem stosownych zmian, które mają usprawnić działanie firmy.
Jak przygotować mapowanie procesów?
Przygotowanie mapy procesów jest stosunkowo proste. Można skorzystać z przykładowych map dostępnych w internecie lub zbudować je samodzielnie przy pomocy dowolnych diagramów czy symboli graficznych.
Zasada jest jedna: mapowanie procesów musi być przejrzyste, czytelne, transparentne i zrozumiałe dla wszystkich, gdyż nie o efekty specjalne tutaj chodzi.
